Vilkår


DATABEHANDLERAVTALE

I henhold til personopplysningsloven og EUs Personvernforordning 2016/679.

1. Om avtalen

Denne databehandleravtalen (heretter omtalt som "Avtalen") regulerer rettigheter og plikter mellom Behandlingsansvarlig og Databehandler (heretter omtalt som "partene") etter:

  • Lov om behandling av personopplysninger av 15.juni 2018 nr. 38 (personopplysningsloven);
  • EU forordning 2016/679/EC av 27.april 2016 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger (General Data Protection Regulation) (heretter omtalt som "personvernforordningen");
  • Enhver lov, forskrift eller annet regelverk som endrer eller erstatter disse.

Ved motstrid mellom Avtalens regulering og de rammer som følger av personopplysningslovgivningen eller annen lovgivning, viker Avtalens regulering.

2.Definisjoner

Begrepene "personopplysninger", "behandling", "behandlingsansvarlig", "databehandler", "brudd på opplysningssikkerhet" skal forstås slik de er definert i personvernforordningen § 4.

"Avvik": brudd på opplysningssikkerhet og bruk av informasjonssystemet i strid med fastlagte rutiner.

Bruk av informasjonssystemet som ikke er i samsvar med instrukser fra Behandlingsansvarlig eller gjeldende personvernlovgivning skal behandles som avvik.

3. Avtalens bakgrunn og formål

Denne Avtalen er inngått mellom partene og skisserer de generelle vilkårene for den behandling av personopplysninger som Databehandler utfører på vegne av Behandlingsansvarlig.

Formålet med Avtalen er å sikre behandlingen av personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig slik at personopplysningene ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende.

4.Omfang

Denne Avtalen kommer til anvendelse på all behandling av personopplysninger som Databehandler foretar på grunnlag av sin leveranse av Accountflow avstemmingssystem (heretter omtalt som "Tjeneste/oppdragsavtalen"). I tilfelle konflikt mellom denne Avtalen og Tjeneste/oppdragsavtalen, skal denne Avtalen gjelde.

Tjenester som inngår i denne Avtalen er de tjenester som inngår i Tjeneste/oppdragsavtalen og som innebærer behandling av personopplysninger.

Denne Avtalen vil i tillegg gjelde for ytterligere behandling av personopplysninger basert på eventuelle skriftlige avtaler mellom partene som inngås i løpet av denne Avtalens virksomhetsperiode og som innebærer at Databehandler behandler personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig (heretter omtalt som "senere skriftlige avtaler mellom partene").

Personopplysninger skal kun benyttes til de formålene som følger av denne Avtalen, Tjeneste/oppdragsavtalen og senere skriftlige avtaler mellom partene i den utstrekning det er strengt nødvendig for å gjennomføre og imøtekomme kravene i avtalene.

5.Behandlingens formål, opplysninger og behandlinger.

Nærmere beskrivelse av behandlingen, behandlingens formål og hvilke personopplysninger som omfattes fremgår av Tjeneste/oppdragsavtalen og senere skriftlige avtaler mellom partene [hvis relevant].

6.Rammene for behandling av personopplysninger

Behandlingsansvarlig har til enhver tid full rådighet over de personopplysningene som Databehandler har anledning til å behandle etter denne Avtalen. Databehandler har ikke selvstendig råderett over personopplysningene, og kan ikke behandle disse til egne formål.

Behandlingsansvarlig har, med mindre annet er avtalt eller følger av lov, rett til tilgang til og innsyn i personopplysningene som behandles hos Databehandleren.

7.Behandlingsansvarliges plikter

Behandlingsansvarlig skal etterleve de forpliktelser som fremkommer av personopplysningsloven, personvernforordningen og annen særlovgivning, samt denne Avtalen.

8.Databehandlers plikter

8.1.Generelt

Databehandler forplikter seg til å behandle personopplysninger kun i samsvar med all relevant lov og regelverk, denne Avtalen, Tjeneste/oppdragsavtalen, Behandlingsansvarliges dokumenterte instruksjoner og andre gjeldende avtaler mellom partene. Databehandler skal ikke ved noen handling eller unnlatelse, sette Behandlingsansvarlig i en slik situasjon at Behandlingsansvarlig bryter noen bestemmelse i gjeldende lov og regelverk.

Databehandler skal ikke:

  1. behandle personopplysninger for andre formål eller i større grad enn det som følger av denne Avtalen, Tjeneste/oppdragsavtale og eventuelle senere skriftlige avtaler mellom partene;
  1. behandle personopplysninger utover det som er nødvendig for å oppfylle Databehandlers forpliktelser i henhold til de til enhver tid gjeldende avtaler;
  1. utlevere, overlate eller overføre personopplysninger i noen form på eget initiativ med mindre det er avtalt på forhånd med Behandlingsansvarlig eller Behandlingsansvarlig har godkjent dette skriftlig;
  1. samle inn fra eller overføre personopplysninger til en tredjepart;
  1. behandle personopplysninger de får tilgang eller adgang til gjennom oppdraget fra Behandlingsansvarlig på annen måte enn hva som er angitt i denne Avtalen, Tjeneste/oppdragsavtale og eventuelle senere skriftlige avtaler mellom partene.

Databehandler skal:

  1. ha løpende kontroll på alle kategorier av behandlingsaktiviteter utført på vegne av Behandlingsansvarlig;
  1. gi Behandlingsansvarlig tilgang til og innsyn i personopplysninger som behandles hos Databehandleren;
  1. føre og vedlikehold en oversikt over alle opplysninger og behandlinger eller dersom det er relevant, protokoll over sine egne behandlingsaktiviteter i henhold til personvernforordningen artikkel 30;
  1. treffe alle rimelige tiltak for å sikre at personopplysningene til enhver tid er korrekte og oppdaterte;
  1. etablere rutiner for å slette informasjon når den ikke lenger er nødvendig ut fra formålet med behandlingen og slette informasjon i henhold til fastsatte rutiner og retningslinjer;
  1. ha rutiner for og teknisk mulighet til å begrense behandlingen av den registrertes personopplysninger dersom den registrerte ønsker det med hjemmel i gjeldende lovgivning;
  1. påse at samtlige personer som gis tilgang til personopplysninger som behandles på vegne av Behandlingsansvarlig er kjent med denne Avtalen og gjeldende avtaler mellom partene, og er underlagt disse avtalenes bestemmelser;
  1. sikre at krav til innebygd personvern og personvern som standardinnstilling innfris i Databehandlers løsninger. Dette inkluderer å bygge inn funksjonalitet for å oppfylle personvernprinsipper samt funksjonalitet for å sikre den registrertes rettigheter;
  1. gi Behandlingsansvarlig nødvendig bistand slik at Behandlingsansvarlig skal kunne oppfylle sine forpliktelser overfor de registrerte;
  1. samarbeide med og bistå Behandlingsansvarlig ved oppfyllelse av de registrertes rettigheter knyttet til tilgang til opplysninger, herunder å svare på anmodninger fra den registrerte med henblikk på å utøve sine rettigheter fastsatt i personvernforordningen kapittel III;
  1. omgående underrette den Behandlingsansvarlige dersom Databehandler mener at en instruks er i strid med personvernforordningen eller andre bestemmelser om vern av personopplysninger;
  1. bistå Behandlingsansvarlig for å sikre overholdelse av forpliktelsene i personvernforordningen artiklene 35-36 som omhandler vurdering av personvernkonsekvenser og forhåndsdrøftinger med Datatilsynet.

8.2.Tekniske, organisatoriske og sikkerhetsmessige tiltak

Databehandler plikter å treffe og gjennomføre alle nødvendige og adekvate planlagte og systematiske tekniske, organisatoriske og sikkerhetsmessige tiltak slik at det til enhver tid er tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger.

Databehandleren skal:

  1. etablere og etterkomme nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak med hensyn til vedvarende konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og robusthet ved behandling av personopplysninger for å sikre tilfredsstillende informasjonssikkerhet i henhold til personopplysningslovgivningens bestemmelser. Dette omfatter blant annet, alt etter hva som er relevant, nødvendige tiltak for å forhindre tilfeldig eller ulovlig ødeleggelse eller tap av data, ikke-autorisert tilgang til eller spredning av data så vel som enhver annen bruk av personopplysninger som ikke er i overensstemmelse med denne Avtalen, og tiltak for å gjenopprette tilgjengelighet og tilgang til opplysningene ved hendelser;
  1. ha gode og hensiktsmessige internkontrollrutiner;
  1. ha rutiner for autorisasjon og styring som sikrer at bare de av Databehandlers medarbeidere som har reelt behov for tilgang til systemer og opplysningene for å ivareta nødvendige oppgaver for gjennomføring av Tjeneste/oppdragsavtalen får slik tilgang. Tilgangsnivået skal være i henhold til reelt behov knyttet til å gjennomføre oppdraget;
  1. etablere nødvendige systemer og rutiner for å ivareta informasjonssikkerheten og følge opp avvik, som skal omfatte blant annet rutiner for avviksmelding, gjenoppretting av normalsituasjonen, fjerne årsaken til avviket og hindre gjentakelse. På forespørsel, skal Databehandler gi Behandlingsansvarlig tilgang til relevant sikkerhetsdokumentasjon og systemene som benyttes for behandling av personopplysninger;
  1. avdekke, registrere, rapportere og lukke avvik knyttet til informasjonssikkerhet, herunder loggføre og dokumentere ethvert forsøk på ikke-autorisert tilgang og andre brudd på opplysningssikkerheten i datasystemene. Slik dokumentasjon skal oppbevares hos Databehandler;
  1. ved mistanke om eller konstatering av avvik, omgående varsle Behandlingsansvarlig. I varselet opplyses avviket med forklaring om årsak, tidsrom og tidspunktet avviket ble oppdaget, kategoriene av og omtrentlig antall registrerte som er berørt, kategoriene av og omtrentlig antall registreringer av personopplysninger som er berørt, navnet på og kontaktopplysningene til personvernombudet eller et annet kontaktpunkt der mer informasjon kan innhentes, antatte konsekvenser av avviket og hvilke umiddelbare tiltak som er igangsatt eller vurderes igangsatt for å håndtere avviket;
  1. dokumentere ethvert avvik, herunder de faktiske forhold knyttet til avviket, dets virkninger og eventuelle iverksatte utbedringstiltak;
  1. omgående varsle Behandlingsansvarlig ved uautorisert utlevering av personopplysninger;
  1. registrere all autorisert og uautorisert tilgang til informasjon. Alle oppslag som gjøres skal registreres slik at de kan spores til den enkelte bruker (dvs. ansatte hos Databehandler, underleverandører og Behandlingsansvarlig). Loggene skal oppbevares til det ikke lenger antas å være bruk for dem eller i henhold til det Tjeneste/oppdragsavtalen spesifiserer;
  1. bistå Behandlingsansvarlig med å sikre overholdelse av forpliktelsene i personvernforordningen artiklene 32–34, dvs:
    - sikkerhet ved behandlingen;
    - melding til tilsynsmyndigheten om brudd på personopplysningssikkerheten;
    - underretning av den registrerte om brudd på personopplysningssikkerheten;
  1. i forbindelse med sikkerhetsrevisjon som utføres av Behandlingsansvarlig eller en tredjepart utpekt av Behandlingsansvarlig, framlegge interne revisjonsrapporter, interne prosedyrer, rutiner, sikkerhetsarkitektur, risiko og sårbarhetsanalyser med tiltak og andre dokumenter av betydning for revisjonen;
  1. varsle Behandlingsansvarlig om alle forhold som medfører endring i risikobildet;
  1. innhente godkjenning av Behandlingsansvarlig før gjennomføring av enhver endring av databehandlingen hos Databehandler som har eller kan ha betydning for informasjonssikkerheten.

Nærmere krav til Databehandlerens informasjonssikkerhet er angitt i Vedlegg 2 (hvis relevant).

Ved brudd på denne Avtalen eller på bestemmelsene i personopplysningslovgivningen, eller annen relevant lovgivning kan Behandlingsansvarlig kreve endringer i behandlingsmåten eller pålegge Databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning.

Databehandler skal dokumentere sine rutiner og alle tiltak truffet for å oppfylle kravene angitt ovenfor. Denne dokumentasjonen skal på forespørsel gjøres tilgjengelig for Behandlingsansvarlig.

9.Bruk av underleverandør

Behandlingsansvarlig tillater at Databehandler benytter underleverandører for oppfyllelse av forpliktelsene under Avtalen. Databehandler benytter underleverandører som angitt i Vedlegg 1 for de der angitte tjenester og bekrefter at det er ingen andre underleverandører som benyttes.

Databehandler skal:

a. sikre at underleverandøren påtar seg tilsvarende forpliktelser som Databehandler under Avtalen og gjeldende lovgivning;

b. sørge for at underleverandører kun behandler personopplysninger i samsvar med denne Avtalen og ikke i større utstrekning enn det som er nødvendig for å oppfylle den aktuelle tjenesten som underleverandøren leverer;

c. holde en oppdatert liste over identiteten og stedlig plassering av underleverandører som angitt i Vedlegg 1. Oppdatert liste skal være tilgjengelig for Behandlingsansvarlig;

d. gjennomføre en risikovurdering av bruk av underleverandør og betydningen for tjenesten før det inngås avtale med underleverandør og på Behandlingsansvarliges forespørsel, dele vurderingen med Behandlingsansvarlig;

e. på Behandlingsansvarliges forespørsel, legge frem kopi av avtalen(e) som er inngått med underleverandørene (med unntak av merkantile betingelser). Slike avtaler skal senest være inngått før underleverandørene starter med behandling av personopplysninger;

f. underrette Behandlingsansvarlig om eventuelle planer om å benytte andre underleverandører eller skifte ut underleverandører. Slike bytter skal varsles i god tid slik at Behandlingsansvarlig gis mulighet til å motsette seg endringen. Ved bytte av underleverandør skal Vedlegg 1 oppdateres og oversendes Behandlingsansvarliges kontaktperson;

g. sikre at Behandlingsansvarlig og tilsynsmyndighetene har samme rett til innsyn og kontroll med behandling av personopplysninger hos en underleverandør som Behandlingsansvarlig har overfor Databehandler etter Avtalens punkt 12;

h. ved opphør av Avtalen, sikre at underleverandører oppfyller plikten til å slette eller forsvarlig destruere alle personopplysningene og alle eventuelle kopier og sikkerhetskopier av opplysningene som framgår av Avtalens punkt 13 på samme måte som Databehandler så langt det ikke strider mot andre lovbestemmelser.

Databehandler er til enhver tid fullt ut ansvarlig overfor Behandlingsansvarlig for alt arbeid som utføres av underleverandører og for underleverandørenes etterlevelse av bestemmelsene i denne Avtalen.

Tilgang til personopplysninger for tredjeparter krever konkret avtale utover denne Avtalen mellom partene for alle andre enn Databehandlers underleverandører.

10.Taushetsplikt

Databehandlers ansatte og andre som opptrer på Databehandlers vegne i forbindelse med behandling av personopplysninger i henhold til denne Avtalen, Tjeneste/oppdragsavtale og senere skriftlige avtaler mellom partene (heretter omtalt som «personer som er autorisert til å behandle personopplysningene»), er underlagt taushetsplikt etter denne Avtalen og gjeldende regelverk. Personer som er autorisert til å behandle personopplysningene forplikter seg til å behandle opplysningene fortrolig. Det samme gjelder eventuelle underleverandører.

Databehandler skal påse at alle som behandler personopplysninger under Avtalen er kjent med taushetsplikten.

Ansatte og andre som opptrer på Databehandlers vegne i forbindelse med behandling av personopplysninger skal ha undertegnet taushetserklæring. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for underleverandører.

Partene har i tillegg taushetsplikt om konfidensiell informasjon knyttet til hverandres virksomhet, som er formidlet i forbindelse med oppdraget.

Partene plikter å ta de forholdsregler som er nødvendige for å sikre at materiale eller opplysninger ikke blir gjort kjent for andre i strid med dette punktet.

Taushetsplikten gjelder også etter Avtalens opphør.

11.Innsyn, verifikasjon og revisjon

Behandlingsansvarlig kan til enhver tid kreve innsyn i og verifikasjon av Databehandlers behandling av personopplysninger tilhørende Behandlingsansvarlig, herunder innsyn i og verifikasjon av dokumentasjon for oppfyllelse av kravene til informasjonssikkerhet og Databehandlers system for internkontroll.

Retten til innsyn gjelder alle tekniske, organisatoriske og administrative forhold som er relevante for sikkerheten ved behandlingen som utføres av Databehandler på vegne av Behandlingsansvarlig, og øvrige innsynsrettigheter nedfelt i lov. Hvis Behandlingsansvarlig ber om innsyn skal generell informasjon fra revisjonen gjøres tilgjengelig for andre behandlingsansvarlige som benytter samme tjeneste hos Databehandler.

Behandlingsansvarlig skal så vidt mulig gi Databehandler varsel i rimelig tid ved krav om innsyn og kontroll, vanligvis minst 30 dagers varsel. For krav om dokumentinnsyn bør det gis minst 14 dagers varsel. Behandlingsansvarlig skal medvirke til at innsyn og kontroll kan koordineres mellom flere behandlingsansvarlige som får levert tjenester fra Databehandler. Innsyn og kontroll kan gjennomføres av Behandlingsansvarlig eller tredjepart som Behandlingsansvarlig utpeker. Databehandler kan kreve dekket dokumenterte merkostnader som påløper ved slike revisjoner.

Databehandler skal gi Datatilsynet og annen relevant tilsynsmyndighet tilgang og innsyn i behandlingen av personopplysninger slik det følger av relevant lovgivning.

Databehandler skal uten ugrunnet opphold korrigere eventuelle avvik. Avvik som skyldes Databehandler eller dennes underleverandører skal korrigeres uten kostnad for Behandlingsansvarlig. Databehandler skal skriftlig redegjøre for korrektive tiltak og plan for gjennomføring.

12.Varighet og opphør

Denne Avtalen gjelder fra den er signert av partene og gjelder til Avtalen og alle gjeldende avtaler mellom partene, som innebærer at Databehandler skal behandle personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig, er opphørt.

Ved opphør av Avtalen skal Databehandler tilrettelegge for og medvirke til tilbakeføring av alle opplysninger som Databehandler har mottatt og behandlet på vegne av Behandlingsansvarlig. Partene avtaler nærmere hvordan overføring konkret skal skje.

Etter at alle opplysningene er overført til Behandlingsansvarlig og bekreftet mottatt av denne, skal Databehandler irreversibelt slette eller forsvarlig destruere alle opplysningene og alle eventuelle kopier og sikkerhetskopier av opplysningene i sine systemer, med mindre ufravikelige rettsregler krever at personopplysningene fortsatt lagres.

Benyttes delt infrastruktur der direkte sletting ikke er teknisk mulig skal Databehandler sørge for at data gjøres utilgjengelig inntil disse dataene er overskrevet av systemet.

Databehandler skal gi Behandlingsansvarlig skriftlig bekreftelse på at opplysningene er overført og slettet som angitt over.

13.Endring av avtale

I tilfelle endringer i gjeldende lovverk, endelig dom som gir en annen tolkning av gjeldende lov, eller endringer i tjenester i Tjeneste/oppdragsavtalen som krever endringer av denne Avtalen, skal partene samarbeide for å oppdatere Avtalen tilsvarende.

13.Meddelelser

Meddelelser, underretting, varsel eller annen kommunikasjon mellom Behandlingsansvarlig og Databehandler skal gis skriftlig, eller bekreftes skriftlig til:

Behandlingsansvarlig

Databehandler

[Virksomhetens navn]

[Adresse]

Accountflow AS

Kantarellveien 16, 2016 Frogner

Navn:

Rolle:

E-post:

Mobilnr.:

Navn: Robert Bansal

Rolle: Daglig leder

E-post: robert@accountflow.no

Mobilnr.: 9901 4432

16.Lovvalg og verneting

Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar Oslo tingrett som verneting. Dette gjelder også etter opphør av Avtalen.